Як використовувати штучний інтелект на роботі [Відео та вікторина]

Коротко кажучи: використовуйте штучний інтелект на роботі для складання, узагальнення, організації та аналізу документів з низьким рівнем ризику, водночас забезпечуючи відповідальність людей за точність та прийняття рішень. Почніть з одного повторюваного завдання, видаліть конфіденційну інформацію та перегляньте кожен результат, особливо якщо він може вплинути на чиїсь права, засоби до існування, безпеку чи майбутнє.

Підзвітність: Забезпечити, щоб кваліфіковані фахівці несли відповідальність за прийняття рішень з високим рівнем впливу та остаточні затвердження.

Конфіденційність: Використовуйте перевірені інструменти та видаляйте конфіденційну або ідентифікаційну інформацію перед надсиланням будь-яких матеріалів.

Прозорість: Розкривайте інформацію про використання штучного інтелекту щоразу, коли цього вимагають правила на робочому місці, очікування клієнтів або потенційні наслідки.

Перевірка: Звірте факти, власників, терміни та припущення з оригінальним вихідним матеріалом.

Тестування: Виміряйте загальний час, необхідні виправлення та вплив на користувача, перш ніж розширювати будь-який робочий процес.

1. Що передбачає використання штучного інтелекту на роботі

Використання ШІ на роботі не обов'язково означає заміну людини або автоматизацію всієї роботи. У більшості робочих місць ШІ набагато цінніший як інструмент підтримки.

Уявіть собі це як швидкого, трохи надмірно впевненого помічника.

Це може допомогти вам:

• Чернетки електронних листів та документів

• Підсумуйте довгу інформацію

• Генеруйте ідеї

• Упорядкуйте розкидані нотатки

• Аналіз основних даних

• Підготуйтеся до зустрічей

• Створіть контрольні списки та плани

• Переписуйте контент для різних аудиторій

• Поясніть незнайомі поняття

• Перетворіть грубі думки на щось корисне

Штучний інтелект часто може створити пристойну першу версію за лічені секунди. Вона може бути не ідеальною — іноді вона надто формальна, іноді повторювана, а час від часу впевнено переходить у незвичну хаосу.

Однак, почати з чогось зазвичай легше, ніж з нічого.

Мета полягає в тому, щоб не дозволяти штучному інтелекту думати за вас. Мета полягає в тому, щоб витрачати менше часу на малоцінні тертя, щоб у вас було більше енергії для розсудливості, творчості, стосунків та рішень.

2. Чому важливо навчитися використовувати штучний інтелект на роботі

Робота сповнена дрібних завдань, які забирають більше часу, ніж вони заслуговують.

П'ятихвилинний електронний лист перетворюється на двадцять хвилин, бо ви не можете знайти потрібний початковий рядок. Зустріч призводить до трьох сторінок нотаток, але жодних чітких дій. Звіт потрібно переписати для вищого керівництва, клієнтів та технічної команди. Раптом половина дня зникла.

Штучний інтелект може скоротити час, витрачений на переміщення інформації з однієї форми в іншу.

Наприклад:

• Нотатки стають коротким змістом

• Короткий зміст стає електронним листом

• Електронний лист стає планом презентації

• Чорна ідея перетворюється на план проекту

• Електронна таблиця перетворюється на письмове пояснення

• Складна політика стає чітким та доступним посібником

Саме тут, як правило, проявляється підвищення продуктивності. Не в драматичних моментах типу «ШІ тепер керує компанією», а в десятках невеликих покращень.

Це трохи схоже на те, як вичищати камінці з черевика. Один камінець — це не криза, але ходити з дванадцятьма цілий день — це смішно.

Штучний інтелект також може зробити експертизу доступнішою. ​​Новий співробітник може попросити пояснення незнайомої термінології. Менеджер може дослідити різні способи структурування зворотного зв'язку. Продавець може підготувати запитання для галузі, яку він ще не розуміє.

За умови продуманого використання, штучний інтелект допомагає людям швидше досягти міцної відправної точки.

3. Найкращі завдання на робочому місці, які можна доручити штучному інтелекту

Найпростіший спосіб зрозуміти, як використовувати штучний інтелект на роботі, – це розділити завдання на три категорії: створення, перетворення та аналіз.

Створити

Штучний інтелект може створити перший чернетку на основі ваших інструкцій.

Приклади включають:

• Електронні листи

• Пропозиції

• Посадові інструкції

• Порядок денний

• Дописи в соціальних мережах

• Навчальні матеріали

• Відповіді клієнтів

• Структура презентації

• Питання для співбесіди

Тут важлива фраза «перший черновик». Контент, створений штучним інтелектом, зазвичай слід перевіряти перед його надсиланням, публікацією чи презентацією.

Трансформувати

Це одне з найсильніших застосувань штучного інтелекту на робочому місці. Ви надаєте йому наявну інформацію та просите змінити формат, довжину, стиль або рівень складності.

Наприклад:

• Скоротіть довгий звіт

• Перетворіть нотатки на завдання

• Перепишіть технічну мову для клієнтів

• Перетворення абзацу на марковані списки

• Зробіть повідомлення більш професійним

• Перетворіть стенограму на короткий виклад

• Перекладіть внутрішній жаргон на зрозумілу повсякденну мову

Завдання трансформації зазвичай працюють добре, оскільки ШІ має матеріал для роботи. Він не винаходить усе з нуля.

Аналіз

Штучний інтелект також може допомогти виявляти закономірності, порівнювати інформацію та структурувати проблему.

Практичні аналітичні завдання включають:

• Групування відгуків клієнтів за темами

• Порівняння кількох варіантів

• Визначення можливих ризиків

• Пошук прогалин у плані

• Створення плюсів і мінусів

• Пропонування питань, які ви могли пропустити

• Пояснення тенденцій у наборі даних

• Класифікація запитів на підтримку

Однак, аналіз за допомогою штучного інтелекту слід розглядати як допомогу, а не як беззаперечну істину. Він може не враховувати контекст або робити припущення, які виглядають розумними, але є абсолютно неправильними. Перевірка людиною все ще є кермом 🚗

4. Порівняльна таблиця: Практичні способи використання ШІ на роботі

Завдання на робочому місці	Що може робити ШІ	Найкращий внесок для надання	Потрібна перевірка людиною?	Чому це працює
Написання електронних листів	Чернетка, скорочення, пом'якшення, уточнення	Одержувач, мета, ключові факти, бажана дія	Так	Усуває тертя порожньої сторінки
Нотатки зустрічі	Підсумувати та витягти дії	Стенограма або структуровані нотатки	Однозначно	Швидко відокремлює обговорення від рішень
Планування досліджень	Запропонуйте питання та тематичні області	Чітка мета та аудиторія	Так, факти потребують перевірки	Допомагає створити стартову основу
Управління проектами	Створюйте плани, визначайте етапи, визначайте ризики	Обсяг, термін виконання, команда, обмеження	Так	Упорядковує розрізнену інформацію
Інтерпретація даних	Поясніть закономірності та аномалії	Чисті дані плюс бізнес-контекст	Потрібен серйозний огляд	Полегшує обговорення цифр
Мозковий штурм	Генеруйте ідеї та альтернативи	Конкретна проблема та межі	Помірний	Забезпечує діапазон, іноді несподівано ефективний
Підтримка клієнтів	Чернетки відповідей та класифікація питань	Повідомлення клієнта та інструкції компанії	Так, особливо делікатні випадки	Пришвидшує рутинні відповіді
Редагування документів	Покращуйте тон, граматику, структуру	Оригінальний текст та цільова аудиторія	Зазвичай	Швидше, ніж редагування речення за реченням
Навчання	Пояснюйте концепції та створюйте вікторини	Тема, рівень кваліфікації, сценарій роботи	Легкий до помірного	Робить навчання більш персоналізованим
Підтримка прийняття рішень	Порівняйте варіанти та виявіть ризики	Критерії, обмеження, пріоритети	Абсолютно	Прояснює мислення, але не повинен вирішувати за вас

З таблиці зрозуміло видно дещо важливе: ШІ працює найкраще, коли завдання чітко визначене.

«Допомога з моїм проєктом» – це розпливчасте поняття.

«Створення шестиетапного контрольного списку запуску для невеликого внутрішнього оновлення програмного забезпечення, що включає ІТ, підтримку клієнтів та продажі» дає ШІ щось конкретне для роботи.

Конкретний вхід створює конкретний результат. Навряд чи це революційно, але правда.

5. Як писати кращі підказки для роботи зі штучним інтелектом

Вам не потрібна складна формула запиту. Вам просто потрібно надати достатньо контексту, щоб штучний інтелект зрозумів, як виглядає «хороший» продукт.

Підказка для надійного робочого місця зазвичай містить п'ять елементів:

Завдання

Точно висловлюйте, чого ви хочете.

Приклад:

«Напишіть чернетку електронного листа з поясненням затримки доставки»

Контекст

Поясніть, що сталося і чому завдання важливе.

Приклад:

«Постачальник затримав відвантаження на чотири дні через проблеми зі запасами»

Аудиторія

Скажіть ШІ, хто прочитає або використає результат.

Приклад:

«Аудиторія — це давній клієнт, який вже розчарований»

Бажаний тон або формат

Опишіть, як має звучати або виглядати відповідь.

Приклад:

«Використовуйте спокійний, прямий та відповідальний тон. Не більше 150 слів»

Необхідні деталі

Перелічіть факти, які необхідно включити.

Приклад:

«Вкажіть переглянуту дату доставки, варіант повернення коштів та контактну особу служби підтримки»

У сукупності, запит стає таким:

«Напишіть електронного листа для постійного клієнта, в якому поясніть, що його відправлення затримано на чотири дні через проблеми зі запасами постачальника. Використовуйте спокійний, прямий та відповідальний тон. Не більше 150 слів. Вкажіть оновлену дату доставки, варіант повернення коштів та контактну особу служби підтримки»

Такий запит майже завжди дасть кращий результат, ніж «Написати електронного листа із затримкою»

Ви також можете попросити ШІ переглянути власну відповідь:

• Зробіть це менш формальним

• Видалити повторення

• Додайте чіткіший заклик до дії

• Перепишіть це для аудиторії керівників

• Визначте будь-які непідтверджені припущення

• Назвіть мені три сильніші альтернативи

• Оскаржте цю рекомендацію

Останнє особливо цінне. Штучний інтелект не завжди має бути вашим підбадьорювачем. Іноді це має бути дещо дратівливий колега, який запитує: «А що станеться, якщо це припущення хибне?» 🧐

6. Як використовувати штучний інтелект для електронної пошти та комунікації на робочому місці

Електронна пошта часто є найпростішим місцем для початку.

Штучний інтелект може допомогти, коли ви знаєте, що хочете сказати, але не можете знайти правильне формулювання. Він також може допомогти вам уникнути повідомлень, які є занадто прямолінійними, занадто розпливчастими або на три абзаци довшими, ніж потрібно.

Практичні запити включають:

• Перепишіть це так, щоб звучало дружньо, але твердо

• Зробіть це більш лаконічно

• Додайте чіткий термін

• Видаліть емоційну мову

• Зробіть це придатним для вищого керівництва

• Перетворіть це на ввічливе продовження

• Поясніть це без технічного жаргону

• Створіть три варіанти теми рядка

Штучний інтелект особливо зручний для конфіденційного спілкування, але обережність має значення. Проблему з продуктивністю, скаргу, юридичне питання чи особисту справу не слід розглядати як звичайний маркетинговий підпис.

Використовуйте штучний інтелект для структурування повідомлення, а потім перегляньте кожне речення.

Запитайте себе:

• Це точно?

• Це схоже на мене?

• Чи можна неправильно зрозуміти це формулювання?

• Чи тон відповідає стосункам?

• Чи містить вона конфіденційну інформацію, яку не слід було вводити?

• Чи мені зручно написати під цим своє ім'я?

Це останнє питання — найпростіший тест контролю якості. Якщо ви вагаєтеся його підписати, не надсилайте.

7. Використання штучного інтелекту для зустрічей, які дають реальні результати

Зустрічі генерують багато інформації та, якось, не завжди багато ясності.

Штучний інтелект може допомогти до, під час та після зустрічі.

Перед зустріччю

Використовуйте ШІ для:

• Створіть порядок денний

• Визначте ключові питання

• Підсумуйте довідкову інформацію

• Підготуйте тези для виступу

• Передбачити заперечення

• Розробіть рамкову схему прийняття рішень

Практичною підказкою може бути:

«Створіть 30-хвилинний порядок денний зустрічі щодо затримки адаптації клієнтів. Мета — визначити головне вузьке місце, домовитися про відповідального та обрати два дії на цей тиждень»

Після зустрічі

Штучний інтелект може перетворювати нотатки або транскрипти на:

• Ключові рішення

• Запити

• Власники

• Терміни

• Відкриті питання

• Ризики

• Електронні листи з подальшими повідомленнями

Не довіряйте автоматично результатам. Стенограми зустрічей можуть містити помилки, нечітко сформульованих доповідачів, жарти, які виглядають як зобов'язання, та зобов'язання, які звучать як жарти.

Перегляньте короткий зміст, перш ніж ділитися ним.

Гарною практикою є попросити ШІ розділити інформацію на три групи:

1. Підтверджені рішення

2. Запропоновані ідеї

3. Невирішені питання

Це запобігає тому, щоб напівобговорені пропозиції магічним чином перетворилися на офіційну політику за одну ніч.

8. Використання штучного інтелекту для досліджень без створення самовпевненої нісенітниці

Штучний інтелект може допомогти вам розпочати дослідження, організувати тему та визначити області, які варто дослідити.

Це може:

• Поясніть незнайому термінологію

• Сформулюйте дослідницькі питання

• Порівняння концепцій

• Запропонувати категорії

• Створіть план

• Підсумуйте надану вами інформацію

• Визначте припущення

• Створіть питання для співбесіди

• Підкресліть відсутні перспективи

Чого воно не повинно робити, так це ставати вашим єдиним джерелом істини.

Штучний інтелект може надавати неточні деталі, вигадувати приклади, надавати застарілу інформаціюабо твердження, які звучать набагато певніше, ніж вони того заслуговують.

Для досліджень на робочому місці використовуйте ШІ як картографа, а не як саму територію.

Розумний процес виглядає так:

1. Попросіть ШІ окреслити тему.

2. Визначте твердження, які мають значення.

3. Перевіряйте важливі факти, використовуючи достовірну внутрішню або зовнішню інформацію.

4. Попросіть ШІ упорядкувати перевірені результати.

5. Перевірте кінцевий результат на точність та упередженість.

Ви також можете запропонувати ШІ проявити невизначеність:

• Які частини цієї відповіді можуть бути ненадійними?

• Які припущення ви робите?

• Які факти мені слід перевірити?

• Яка інформація змінить цю рекомендацію?

• Наведіть мені найвагоміший аргумент проти цього висновку.

Ці підказки не зроблять ШІ безпомилковим, але вони спонукають до більш ретельного мислення.

9. Як використовувати штучний інтелект для даних, звітів та електронних таблиць

Штучний інтелект може зробити цифри легшими для розуміння, особливо для людей, які не проводять цілий день у електронних таблицях.

Це може допомогти вам:

• Поясніть формули

• Запропонуйте структури електронних таблиць

• Класифікація даних

• Підсумуйте тенденції

• Перетворіть цифри на письмові коментарі

• Визначте можливі аномалії

• Створення рекомендацій щодо діаграм

• Розділи чернетки звіту

• Перекладіть технічні висновки на мову бізнесу

Наприклад, замість того, щоб запитувати:

«Що означають ці дані?»

Спробуйте:

«Перегляньте цю щомісячну таблицю продажів. Визначте три найбільші зміни, запропонуйте можливі пояснення та перелічіть питання, які я повинен поставити, перш ніж робити висновки»

Це заключне речення має значення. Дані рідко пояснюють самі себе.

Зниження продажів може бути пов'язане з нижчим попитом, відсутніми записами, сезонними тенденціями, змінами цін, затримкою контракту або випадковим вставленням значень у неправильний стовпець. Електронні таблиці мають талант створювати крихітні катастрофи, водночас виглядаючи абсолютно спокійними.

Ніколи не дозволяйте штучному інтелекту приймати важливі фінансові, операційні чи кадрові рішення, ґрунтуючись лише на вставленому наборі даних.

Перевірте:

• Чи повні дані

• Чи правильні одиниці вимірювання

• Чи є категорії узгодженими

• Чи мають значення відсутні значення

• Чи ШІ неправильно зрозумів бізнес-контекст

• Чи розглядається кореляція як причинно-наслідковий зв'язок

Штучний інтелект може пришвидшити інтерпретацію. Відповідальність все ще належить людям.

10. Захист конфіденційної та чутливої ​​інформації 🔐

Перш ніж вводити інформацію про робоче місце в будь-який інструмент штучного інтелекту, ознайомтеся з правилами вашої організації.

Не варто вважати, що кожна платформа штучного інтелекту схвалена для обробки конфіденційних даних.

Конфіденційна інформація може включати:

• Записи клієнтів

• Інформація про працівників

• Паролі або облікові дані доступу

• Медичні деталі

• Юридичні документи

• Фінансові дані

• Неопубліковані плани продуктів

• Внутрішня стратегія

• Власний код

• Умови договору

• Особисто ідентифікована інформація

По можливості видаліть ідентифікаційні дані.

Замість введення:

«Напишіть огляд роботи Джордана Сміта з операційної команди Манчестера, який пропустив термін виконання контракту з Acme»

Використайте щось на кшталт:

«Напишіть огляд ефективності роботи співробітника операційного відділу, який пропустив важливий термін для клієнта. Зробіть відгук фактичним, конструктивним та зосередженим на наступних кроках»

Анонімізація інформації знижує ризик , водночас дозволяючи штучному інтелекту допомагати зі структурою.

Також перевірте, чи ваша організація надає схвалену корпоративну систему штучного інтелекту. Ці інструменти можуть включати посилений контроль даних, управління доступом та внутрішні політики.

Зручність — не вагома причина розголошувати інформацію, яка має залишатися приватною. Це не інновація. Це все одно, що залишати офісну шафу з документами відкритою під дощем.

11. Де ШІ не повинен приймати остаточне рішення

Штучний інтелект може підтримувати рішення, але деякі рішення вимагають людської відповідальності від початку до кінця.

Будьте особливо обережні з:

• Наймання та звільнення

• Дисципліна працівників

• Медичні рішення

• Юридична консультація

• Кредитні або фінансові схвалення

• Робота, критично важлива для безпеки

• Рішення щодо відповідності

• Оцінювання ефективності

• Делікатні суперечки між клієнтами

• Рішення, що стосуються дискримінації або справедливості

Штучний інтелект може допомогти узагальнити докази, визначити питання або порівняти сценарії. Йому не слід дозволяти приймати остаточне рішення без кваліфікованого людського нагляду.

Чому? Тому що ШІ не розуміє наслідків так, як це роблять люди. Він може обробляти закономірності, але не несе відповідальності, емпатії, професійного обов'язку чи життєвого контексту.

Це також може відтворювати упередженість, приховану в прикладах, історичних даних або способі формулювання підказки.

Зрозуміле правило таке:

Чим більший вплив на права, засоби до існування, безпеку чи майбутнє людини, тим менше контролю повинен мати ШІ.

Це правило не кричуще, але воно діє.

12. Як менеджери можуть впроваджувати штучний інтелект, не викликаючи паніки

Коли керівники погано впроваджують штучний інтелект, співробітники часто чують одне повідомлення:

«Ми знайшли машину, яка може тебе замінити»

Навіть коли це не є наміром, розпливчасте спілкування створює тривогу.

Кращий підхід — пояснити:

• Чому впроваджується штучний інтелект

• Які завдання він може підтримувати

• Які завдання залишаються під керівництвом людини

• Які дані можуть вводити співробітники

• Який огляд потрібен

• Як слід повідомляти про помилки

• Як буде вимірюватися успіх

• Яке навчання буде проведено

Менеджери повинні зосереджуватися на практичних прикладах, а не на грандіозних обіцянках.

Наприклад:

«Ми використовуємо штучний інтелект для створення перших чернеток звичайних відповідей клієнтів. Кожну відповідь все одно перевірятиме агент служби підтримки»

Це зрозуміліше, ніж:

«Ми покращуємо обслуговування клієнтів за допомогою інтелекту наступного покоління»

Друге речення звучить дорого і майже нічого не означає.

Командам також слід дозволити експериментувати в безпечних межах. Працівники, які виконують роботу, часто виявляють найкращі варіанти використання, оскільки вони точно знають, які процеси є повторюваними, дратуючими та об'єднаними однією героїчною електронною таблицею.

13. Проста структура для початку цього тижня

Щоб почати використовувати ШІ без надмірного ускладнення, виберіть одне завдання з низьким рівнем ризику.

Крок 1: Знайдіть повторюване завдання

Шукайте роботу, яку ви виконуєте кілька разів на тиждень.

Приклади:

• Написання подальших електронних листів

• Підбиття підсумків зустрічей

• Форматування звітів

• Створення порядку денного

• Переписування контенту

• Упорядкування нотаток

Крок 2: Визначте цінний результат

Визначте, як виглядає успіх.

Можливо, ви хочете скоротити час складання чернеток, покращити узгодженість, зменшити кількість помилок або створити чіткіші пункти дій.

Крок 3: Створення повторно використовуваного запиту

Напишіть підказку, яка містить завдання, контекст, аудиторію, формат та обмеження.

Збережіть його в доступному місці.

Крок 4: Перегляньте кожен вихідний результат

Перевіряйте факти, тон, конфіденційність та релевантність.

Не плутайте швидкість з якістю.

Крок 5: Покращення підказки

Зверніть увагу, що робить ШІ неправильно.

Додайте чіткіші інструкції. Наведіть приклади. Усуньте неоднозначність. Попросіть іншу структуру.

Крок 6: Виміряйте результат

Чи заощадило це час? Чи покращилася якість? Чи створило це додаткову роботу з редагування?

Деякі робочі процеси зі штучним інтелектом виглядають вражаюче, але майже нічого не економлять. Інші непомітно позбавляють від години розчарування щотижня.

Залиште другий вид.

14. Поширені помилки, які люди роблять зі штучним інтелектом на робочому місці

Розуміння того, як використовувати штучний інтелект на роботі, також означає знання того, чого не слід робити.

Давання розпливчастих інструкцій

Слабкий вхідний сигнал створює узагальнений вихідний сигнал.

Додайте контекст, приклади, обмеження та чітку мету.

Довіряючи першій відповіді

Перша відповідь — це чернетка, а не заповідь, висічена на камені.

Запитуйте про внесення змін.

Копіювання без редагування

Текст, створений штучним інтелектом, може звучати вишукано, але порожньо. Додайте реальні деталі, видаліть загальні фрази та зробіть так, щоб він звучав по-людськи.

Обмін конфіденційними даними

Не вставляйте конфіденційну інформацію в несанкціоновані системи.

Використання ШІ для всього

Деякі завдання швидше виконати самостійно.

Вам не потрібна підказка штучного інтелекту з шести абзаців, щоб написати «Дякую, я перегляну це сьогодні»

Приховування використання ШІ, коли розкриття інформації має значення

Деякі організації, клієнти або галузі вимагають прозорості. Дотримуйтесь відповідної політики.

Розгляд результатів ШІ як об'єктивного

Штучний інтелект відображає закономірності та припущення. Він не є автоматично нейтральним.

Автоматизація несправного процесу

Пришвидшення поганого процесу не робить його хорошим. Це лише призводить до помилок із вражаючою швидкістю 💨

Виправте робочий процес, перш ніж автоматизувати його.

15. Формування звички використання штучного інтелекту, яка буде довговічною

Найкращий спосіб освоїтися зі штучним інтелектом на робочому місці – це регулярно використовувати його для невеликих, конкретних завдань.

Почніть з однієї або двох повторюваних дій.

Наприклад:

• Щопонеділка використовуйте штучний інтелект, щоб упорядкувати свої пріоритети.

• Після зустрічей перетворюйте нотатки на завдання.

• Перш ніж надсилати довгий електронний лист, попросіть штучний інтелект скоротити його.

• Коли ви стикаєтеся з необхідністю прийняти рішення, запитайте про припущення та контраргументи.

• Наприкінці проєкту використовуйте штучний інтелект для структурування отриманих уроків.

Ведіть невелику бібліотеку підказок для завдань, які ви повторюєте. З часом ви зрозумієте, які підказки працюють, які завдання підходять і де людська оцінка має найбільше значення.

Ви також дізнаєтеся, коли не варто використовувати штучний інтелект.

Це також частина грамотності в галузі штучного інтелекту.

Мета не полягає в максимальному використанні ШІ. Мета — краща робота.

Практична заключна нотатка

Навчання використанню штучного інтелекту на роботі здебільшого полягає у вмінні чітко делегувати.

Штучний інтелект цінний для складання чернеток, узагальнення, адаптації, організації, пояснення та дослідження. Він може зменшити повторювані зусилля та допомогти вам набагато швидше перейти від чистого аркуша до працездатної першої версії.

Але для цього потрібні межі.

Захищайте конфіденційну інформацію. Перевіряйте важливі заяви. Переглядайте конфіденційне спілкування. Забезпечте відповідальність людей за прийняття рішень, що мають велике значення. І, будь ласка, не піддавайтеся спокусі автоматизувати процес, який ніхто не розуміє.

Почніть з малого. Виберіть одне надокучливе, повторюване завдання. Дайте ШІ чіткі інструкції, перегляньте результат і вдосконаліть процес.

За умови правильного використання, штучний інтелект не робить роботу менш людською. Він створює більше місця для тих аспектів роботи, які потребують людської участі, – судження, довіра, уважність, емпатія та здатність помічати, коли зустріч повністю зійшла з рейок. 

Практичний приклад: Перетворення нотаток зі зустрічі на надійні пункти дій

Сценарій

Майя керує адаптацією клієнтів у зростаючій програмній компанії. Вона відвідує три проектні зустрічі щотижня, робить чернетки під час виступів людей, а потім перетворює ці нотатки на подальші електронні листи.

Це завдання повторюється, але воно несе певний ризик. Запропонований термін виконання можна легко сплутати з узгодженим, тоді як загальна пропозиція може ненавмисно стати чиїмось призначеним обов'язком. Отже, мета полягає в тому, щоб не дозволяти штучному інтелекту вирішувати, що сталося. Мета полягає в тому, щоб використовувати штучний інтелект для впорядкування нотаток, поки Maya перевіряє кожне рішення, власника та дату, перш ніж опублікувати короткий виклад.

Що потрібно помічнику

Майя пропонує:

• Її анонімні нотатки зустрічі або затверджена стенограма

• Мета зустрічі

• Список учасників та їхні ролі

• Необхідний вихідний формат

• Правило, яке стверджує, що відсутніх власників або терміни мають бути позначені, а не вигадані

• Чітке розмежування між підтвердженими рішеннями, запропонованими ідеями та невирішеними питаннями

• Затверджений її компанією метод обробки конфіденційної інформації

Перш ніж щось завантажувати, вона видаляє імена клієнтів, особисті дані, облікові дані доступу та комерційно конфіденційну інформацію, якщо система штучного інтелекту не має спеціального дозволу на обробку цих даних.

Приклад інструкції

«Перетворіть наведені нижче нотатки про зустріч у стислий виклад подальших дій».

Організуйте відповідь за такими заголовками:

1. Підтверджені рішення

2. Запити

3. Запропоновані ідеї

4. Невирішені питання

5. Ризики або залежності

Для кожного пункту завдання вкажіть завдання, відповідального та термін виконання. Якщо відповідального або термін виконання не було чітко узгоджено, напишіть «Не підтверджено». Не робіть припущень щодо зобов’язань та не вигадуйте деталі.

Обсяг резюме має становити не більше 350 слів. Використовуйте зрозумілу, нейтральну мову, придатну для всіх присутніх на зустрічі.

Перш ніж закінчити, перелічіть усі твердження, які є неоднозначними або потребують перевірки

Хороший чи поганий результат

Слабкий пункт дії може містити:

«Сем оновить посібник з адаптації до п’ятниці»

Це звучить зрозуміло, але небезпечно, якщо в примітках лише вказано, що Сем може переглянути посібник, і жодного терміну не було узгоджено.

Краща версія буде такою:

«Перегляньте посібник з адаптації – запропонований власник: Сем; термін: не підтверджено»

Друга версія зберігає невизначеність замість того, щоб непомітно перетворювати обговорення на зобов'язання.

Як це перевірити

Майя створює невеликий тестовий набір, використовуючи шість попередніх зустрічей, результати яких вона вже знає.

Вона перевіряє, чи помічник:

• Відокремлює рішення від пропозицій

• Точно копіює імена, дати та терміни

• Позначає відсутню інформацію як непідтверджену

• Уникає призначення завдань, які ніколи не були узгоджені

• Включає важливі невирішені питання

• Створює короткий виклад, який може зрозуміти інший учасник

• Виключає конфіденційну інформацію з вхідних даних

Вона також додає навмисні крайні випадки:

• Учасник жартує про виконання завдання

• Двоє людей обговорюють право власності, але не досягають згоди

• Хтось згадує два можливі терміни

• У стенограмі коментар призначено неправильному доповідачу

• Рішення скасовується пізніше на зустрічі

• Завдання узгоджено, але відповідального не призначено

Робочий процес проходить успішно лише тоді, коли Maya може простежити кожне рішення та дію до початкових нотаток.

Результат

Ілюстративний результат: Майя тестує процес на шести звітах про зустрічі протягом двох тижнів.

Раніше її ручний процес займав у середньому 18 хвилин на зустріч. Завдяки штучному інтелекту створення першого чернетки займає близько 2 хвилин, а перевірка та редагування – в середньому 7 хвилин. Це скорочує загальний час обробки з 18 хвилин до 9 хвилин на зустріч.

Приклад економії за шість зустрічей такий:

• Попередній підсумок: 6 × 18 хвилин = 108 хвилин

• Загальний час, розрахований за допомогою штучного інтелекту, включаючи перегляд: 6 × 9 хвилин = 54 хвилини

• Ілюстративний зекономлений час: 54 хвилини

П'ять із шести анотацій відповідають вимогам контрольного списку прийнятності після одного перегляду. Решта анотацій потребує другого перегляду, оскільки стенограма збентежила двох доповідачів.

Ці цифри є прикладом оцінки, що базується на заявленій тестовій конфігурації, а не на опублікованому результаті компанії. Вибірка невелика, зустрічі можуть відрізнятися за складністю, а розрахунок включає час перевірки, але не час, необхідний для очищення або анонімізації стенограм.

Що може піти не так

Помічник може:

• Придумати відповідального для непризначеного завдання

• Розглядати запропоновану дату як підтверджений термін виконання

• Пропустити рішення, сформульоване непрямо

• Приписування коментаря невірній особі

• Створіть вишуканий виклад, який приховує невизначеність

• Зберігайте конфіденційну інформацію, що міститься в нотатках

• Дотримуйтесь застарілих інструкцій, якщо шаблон зустрічі змінився

Найсерйознішою помилкою було б надсилання резюме без його перевірки. Вільне володіння не є доказом точності запису.

Таким чином, Майя порівнює кожен пункт дії з вихідними нотатками, підтверджує нечіткі зобов'язання з відповідною особою та зберігає оригінальні нотатки для довідки. Делікатні або спірні питання обробляються вручну, а не делегуються асистенту.

Практичний висновок

Штучний інтелект тут цінний, оскільки він перетворює існуючу інформацію на чіткішу структуру. Він не замінює особу, відповідальну за підтвердження прийнятого рішення.

Безпечний робочий процес простий: надайте чіткі правила, видаліть конфіденційну інформацію, вимагайте від штучного інтелекту демонстрації невизначеності, перевіряйте його на відомих прикладах і включайте перевірку людиною до будь-якої заявленої економії часу.

Найчастіші запитання

Як новачкам безпечно почати використовувати штучний інтелект на роботі?

Почніть з одного повторюваного завдання з низьким рівнем ризику, такого як написання електронних листів, підсумовування нотаток, створення порядку денного або реорганізація існуючого контенту. Дайте ШІ чіткі інструкції, а потім перевірте результат на точність, тональність, конфіденційність та релевантність. Уникайте введення конфіденційної інформації, якщо ваша організація не схвалила інструмент для обробки цих даних.

Які завдання найкраще автоматизувати за допомогою штучного інтелекту на робочому місці?

Штучний інтелект добре справляється зі створенням перших чернеток, переробкою існуючої інформації та організацією базового аналізу. Підходящими завданнями є переписування документів, вилучення дій на зустрічах, групування відгуків, пояснення тенденцій у електронних таблицях та створення контрольних списків. Він менш доречний для рішень з високим рівнем впливу, що стосуються працевлаштування, юридичних питань, безпеки, фінансів, охорони здоров'я чи справедливості.

Як написати гарну підказку зі штучним інтелектом для роботи?

Чітка підказка на робочому місці пояснює завдання, контекст, аудиторію, бажаний формат та необхідні деталі. Замість того, щоб просити загальної допомоги, опишіть конкретний результат, який вам потрібен, та будь-які обмеження, такі як кількість слів або тон. Ви можете уточнити відповідь, попросивши штучний інтелект видалити повторення, визначити припущення або позначити інформацію, яка потребує перевірки.

Як я можу використовувати штучний інтелект для електронних листів, не виглядаючи роботом?

Надайте оригінальне повідомлення, його мету, ваші стосунки з одержувачем та потрібний тон. Попросіть штучний інтелект зробити електронний лист лаконічним, дружнім, твердим або відповідним для певної аудиторії. Перш ніж надсилати його, додайте конкретні деталі, видаліть загальні формулювання та перевірте, чи кожне речення звучить природно під вашим іменем.

Як слід перевіряти нотатки зустрічей, створені штучним інтелектом?

Порівнюйте кожне рішення, дію, власника та термін виконання з оригінальними нотатками або затвердженою стенограмою. Вимагайте від ШІ відокремлювати підтверджені рішення від запропонованих ідей та невирішених питань. Відсутню інформацію слід позначати як «Не підтверджено», а не вгадувати, особливо коли спікери обговорювали можливих власників або дати, не досягнувши згоди.

Чи може штучний інтелект точно аналізувати електронні таблиці та бізнес-дані?

Штучний інтелект може пояснювати формули, узагальнювати тенденції, виявляти можливі аномалії та перетворювати цифри на письмові коментарі. Однак його інтерпретація залежить від чітких даних та достатнього бізнес-контексту. Перевірте одиниці вимірювання, відсутні значення, узгодженість категорій та наявність альтернативних пояснень, перш ніж використовувати результати для прийняття фінансових, операційних або кадрових рішень.

Яку інформацію про робоче місце ніколи не слід вводити в ШІ?

Уникайте введення паролів, облікових даних доступу, записів клієнтів, даних співробітників, медичної інформації, юридичних документів, власницького коду, неопублікованих планів або конфіденційних фінансових даних у несанкціоновані системи. Видаляйте імена та ідентифікаційні дані, де це можливо. Політика обробки даних вашої організації та затверджені корпоративні інструменти повинні визначати, яку інформацію можна обробляти безпечно.

Як менеджери можуть впровадити штучний інтелект на роботі, не турбуючи співробітників?

Менеджери повинні пояснювати, чому впроваджується штучний інтелект, які завдання він підтримуватиме, що залишається під керівництвом людини та як мають переглядатися результати. Вони також повинні визначити затверджені практики обробки даних, навчання, процедури звітності та показники успіху. Конкретні приклади, як правило, викликають більше довіри, ніж розпливчасті обіцянки щодо трансформації чи інтелектуальних робочих процесів.

Які найпоширеніші помилки під час використання ШІ на роботі?

До поширених помилок належать надання розпливчастих інструкцій, довіра до першої відповіді, копіювання контенту без редагування та обмін конфіденційною інформацією. Люди також можуть автоматизувати непрацюючі процеси або сприймати результати ШІ як об'єктивні. Кращий підхід — перевіряти важливі твердження, переглядати слабкі чернетки, тестувати повторювані робочі процеси та чітко визначати відповідальність людей.

Як я можу виміряти, чи заощаджує робочий процес зі штучним інтелектом час?

Виміряйте весь процес, включаючи підготовку вхідних даних, анонімізацію інформації, перевірку результатів та внесення виправлень. Порівняйте цей загальний показник із часом та якістю вашого попереднього робочого процесу. Ефективний процес штучного інтелекту повинен зменшити зусилля або покращити узгодженість, не створюючи неприйнятних ризиків для конфіденційності, точності чи підзвітності.

Посилання

1. Уряд Великої Британії - Посібник зі штучного інтелекту для уряду Великої Британії - gov.uk

2. Національний інститут стандартів і технологій - Структура управління ризиками штучного інтелекту: Генеративний штучний інтелект - nist.gov

3. Управління уповноваженого з питань інформації - ШІ, захист даних та державний сектор: політика щодо ШІ - ico.org.uk

4. Національне бюро економічних досліджень - nber.org

5. Комісія США з рівних можливостей працевлаштування - Яка роль Комісії з рівних можливостей працевлаштування (EEOC) у сфері штучного інтелекту? - eeoc.gov

6. Урядова служба зв'язку - Політика генеративного штучного інтелекту GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI — Практичний посібник зі створення будівель за допомогою штучного інтелекту — openai.com

Знайдіть найновіший штучний інтелект в офіційному магазині помічників зі штучним інтелектом

Про нас