Як увімкнути нотатки зі штучним інтелектом у Teams. [Відео та вікторина]

Коротка відповідь: Нотатки зі штучним інтелектом у Teams працюють найкраще, коли адміністратори спочатку вмикають правильні політики Copilot та транскрипції, а потім організатори вмикають Facilitator або використовують Recap у підтримуваних зустрічах. Якщо ліцензування, транскрипція або тип зустрічі налаштовані неправильно, нотатки можуть не відображатися або бути неповними.

Ключові висновки:

Контроль адміністратора: перевірте політики зустрічей Teams, перш ніж очікувати появи нотаток AI.

Перевірка ліцензії: Зіставте функції «Фасилітатор», «Підсумок» та «Копілот» з правильними правами.

Вимога до транскрипції: Увімкніть та запустіть транскрипцію, коли нотатки штучного інтелекту після зустрічі мають значення.

Організація зустрічей: Використовуйте заплановані, підтримувані зустрічі з чітким порядком денним для покращення результатів.

Перевірка людиною: Перевіряйте імена, рішення, терміни та конфіденційну інформацію, перш ніж ділитися нотатками.

1. Що означає AI Notes у Teams 🤖

Перш ніж перейти до того, як увімкнути нотатки штучного інтелекту в Teams, потрібно розрізнити три схожі функції:

• Нотатки, створені штучним інтелектом під час зустрічі – зазвичай через Facilitator у зустрічах Teams.

• Нотатки штучного інтелекту в Recap – нотатки та подальші завдання, що відображаються після зустрічі чи події.

• Нотатки наради Copilot – нотатки, створені за допомогою Microsoft 365 Copilot під час чату наради або підсумовування.

Фасилітатор може створювати нотатки зі штучним інтелектом у режимі реального часу, підсумовувати ключові рішення, документувати відкриті запитання, відповідати на запитання в чаті зустрічі та допомагати керувати завданнями. Microsoft стверджує, що потрібна ліцензія Microsoft 365 Copilot , хоча внутрішні учасники зустрічі можуть бачити оновлення в реальному часі після його запуску.

Ця відмінність має значення, оскільки одна людина може сказати «Нотатки ШІ» і мати на увазі відшліфовану панель живих нотаток, тоді як інша людина має на увазі вкладку нотаток ШІ після зустрічі. Та сама кухня, інші шухляди.

2. Короткий контрольний список перед увімкненням нотаток зі штучним інтелектом у Teams ✅

Ось суха, але важлива деталь. Нотатки штучного інтелекту не з’являються чарівним чином лише тому, що хтось натиснув кнопку «Приєднатися». Зазвичай вам потрібна відповідна ліцензія, відповідна політика адміністратора, увімкнена транскрипція та формат зустрічі, який підтримує цю функцію.

Спочатку перевірте це:

• У вашій організації є Microsoft 365 Copilot для нотаток штучного інтелекту фасилітатора в реальному часі або Teams Premium/Copilot, де використовуються функції інтелектуального підсумовування.

• Транскрипція дозволена політикою зустрічей Teams.

• Copilot не заблоковано політикою адміністратора.

• Це запланована зустріч у Teams, де підтримується ця функція.

• Організатор або доповідач має дозвіл увімкнути відповідну функцію штучного інтелекту.

• Зустріч достатньо тривала і транскрибується, якщо вам потрібні нотатки штучного інтелекту після зустрічі.

Microsoft Teams Premium містить пункт «Перегляд нотаток і завдань, створених штучним інтелектом, із зустрічей» як комунікаційну функцію на основі штучного інтелекту, тоді як у посібнику Facilitator окремо зазначено, що для додавання або ввімкнення Facilitator потрібен Microsoft 365 Copilot.

Невелика загвоздка, бо вона, звісно, ​​є: нотатки штучного інтелекту в Recap доступні для подій, які тривали довше п’яти хвилин і були транскрибовані англійською мовою, а Microsoft також зазначає, що форматування може відрізнятися залежно від мови транскрипції.

3. Як увімкнути нотатки зі штучним інтелектом у Teams для адміністратора 🛠️

Для адміністраторів, інструкція з увімкнення нотаток штучного інтелекту в Teams починається в центрі адміністрування Teams, а не під час самої зустрічі. Саме тут багато людей і стикаються з проблемою. Вони постійно шукають кнопку «Нотатки штучного інтелекту», але політика тихо на задньому плані говорить «ні».

Шлях адміністратора зазвичай такий:

1. Відкрийте Центр адміністрування Teams.

2. Перейдіть до розділу Зустрічі.

3. Виберіть Політики зустрічей.

4. Виберіть існуючу політику або створіть нову.

5. Знайдіть «Запис і транскрипція» .

6. Знайдіть Copilot .

7. Виберіть один із доступних варіантів:

   • Увімкнено

   • Увімкнено, потрібна збережена транскрипція

   • Увімкнено, транскрипція збережена за замовчуванням

   • Вимкнено

8. Збережіть політику та переконайтеся, що вона призначена потрібним користувачам.

У посібнику адміністратора Microsoft перелічені ці параметри політики зустрічей Copilot і пояснюється, що політика транскрипції впливає на те, чи Copilot може працювати під час і після зустрічей.

Також потрібно підтвердити, що сама транскрипція доступна. Транскрипція Teams – це функція, контрольована політиками, і організатору, а також користувачу, який починає транскрипцію, потрібно ввімкнути налаштування для зустрічей, вебінарів або громадських засідань, щоб включати транскрипції.

Це та частина, яку люди пропускають, а потім звинувачують Teams. Іноді Teams цього заслуговує. Однак не завжди.

4. Як увімкнути нотатки зі штучним інтелектом у Teams під час планування зустрічі 📅

Для організаторів зустрічей найпростіший шлях — підготувати нотатки штучного інтелекту до їх початку. Це дає Teams більше можливостей поводитися чемно, як кіт, якого вже нагодували.

Щоб додати координатора під час планування:

1. Відкрийте Календар у Teams.

2. Виберіть «Новий».

3. Увімкніть Нарада Teams» .

4. Виберіть Параметри.

5. Перейдіть до Copilot та інших ШІ.

6. Переконайтеся, що параметра «Дозволити другого пілота та координатора» встановлено одне з наступних значень:

   • Тільки під час зустрічі

   • Під час та після зустрічі

7. Увімкніть перемикач «Модератор»

8. Виберіть «Застосувати».

Microsoft Facilitator зазначено, що це шлях планування, а також зазначається, що Facilitator можна додавати лише до запланованих зустрічей, а не до зустрічей каналу, миттєвих зустрічей або викликів Teams.

Гарне запрошення на зустріч також допоможе. Додайте простий порядок денний в описі або нотатках до зустрічі. Ведучий може перевірити порядок денний у запрошенні або нотатках до зустрічі Loop і використовувати його для організації обговорення. Не диво, але досить близько до цього, коли на вашій зустрічі забагато моментів на кшталт «ще одне».

5. Як увімкнути нотатки зі штучним інтелектом під час зустрічі Teams у реальному часі 🎙️

Можливо, ви забули ввімкнути це під час планування. Буває таке. Ви відкриваєте зустріч, хтось каже: «Чи може штучний інтелект робити нотатки?», і раптом усі дивляться на організатора так, ніби вони керують місяцем.

Щоб увімкнути ведучого під час зустрічі:

1. Приєднуйтесь до зустрічі Teams.

2. Виберіть Додаткові дії з елементів керування зустріччю.

3. Виберіть «Увімкнути фасилітатора».

4. Виберіть мову наради, якщо Teams запитає.

5. Зачекайте кілька хвилин, поки почнуть з’являтися нотатки.

Після ввімкнення функції «Фасилітатор» значок «Нотатки» змінюється, показуючи, що нотатки, створені штучним інтелектом, активні. Microsoft стверджує, що нотатки не з’являються одразу та можуть з’являтися протягом кількох хвилин, оскільки вони базуються на обговоренні, записаному в стенограмі.

Одна важлива деталь ролі: мобільні учасники можуть бачити нотатки в реальному часі, але лише організатори або доповідачі, які використовують Teams на комп’ютері або в веб-версії, можуть вмикати або вимикати Facilitator під час зустрічі.

Отже, якщо хтось приєднується з телефону в таксі та запитує, чому не може його активувати, можливо, саме в цьому причина. Дратує? Так. Логічно? Здебільшого.

6. Як знайти нотатки штучного інтелекту після зустрічі в Teams 🔎

Після завершення зустрічі нотатки не зникають у тумані продуктивності. Зазвичай їх можна знайти в чаті зустрічі або в підсумковому звіті.

Щоб переглянути контент, створений штучним інтелектом, після зустрічі:

1. Відкрийте чат у Teams.

2. Виберіть чат зустрічі.

3. Виберіть «Підсумок» угорі.

4. Виберіть «Нотатки» або «Нотатки штучного інтелекту», залежно від досвіду, що відображається у вашому клієнті.

Microsoft стверджує, що до контенту, створеного фасилітатором, можна отримати доступ через чат зустрічі та нотатки зустрічі в Recap після її завершення. Нотатки зустрічі, створені штучним інтелектом, зберігаються на сторінці Microsoft Loop, і учасники зустрічі можуть редагувати цю сторінку Loop до, під час або після зустрічі.

Щодо нотаток зі штучним інтелектом у ширшому сенсі, Microsoft стверджує, що користувачі можуть переглядати нотатки, створені вручну та штучним інтелектом, а також подальші завдання, вибравши нотатки зі штучним інтелектом у звіті про подію, за умови, що зустріч відповідає вимогам транскрипції.

Саме тут AI Notes стає чимось більшим, ніж просто трюком для зустрічей. Ви можете витягувати рішення, завдання, пропущений контекст та подальші дії, не відтворюючи всю розмову, ніби ви розслідуєте місце злочину в крихітному офісі 🕵️.

7. Порівняльна таблиця: способи використання нотаток зі штучним інтелектом у командах 📊

У посібнику Microsoft із підтримки нотаток, створених Copilot, зазначено, що користувачі можуть вибрати Copilot із чату зустрічі, вибрати додаткові підказки, створити нотатки зустрічі, скопіювати їх та вставити в інше місце, а також нагадати користувачам про необхідність перевірки результатів роботи штучного інтелекту, оскільки вони можуть бути неправильними.

8. Найкраще налаштування зустрічі для кращих нотаток зі штучним інтелектом у Teams 🧠

Знання того, як увімкнути нотатки зі штучним інтелектом у Teams, – це вже половина справи. Створення корисних нотаток – це інша половина. Штучний інтелект непогано структурує, але він не читає думки в гарнітурі. Йому потрібні чіткі дані.

Використайте цю настройку:

• Додайте чіткий порядок денний перед зустріччю.

• Промовляйте рішення вголос: «Рішення: ми запустимо пілотний проект наступного тижня»

• Усно призначте відповідальних: «Майя відповідає за подальші фінансові питання»

• Робіть паузи, перш ніж змінювати теми.

• Уникайте п'яти людей, які перебивають одне одного. Так, амбітний.

• Використовуйте імена послідовно, щоб було зрозуміліше причетність до завдань.

• По можливості дотримуйтесь узгодженості мови зустрічі.

• Перевірте нотатки, перш ніж поширювати їх широко.

Фасилітатор може визначати порядок денний із запрошення на зустріч або нотаток до зустрічі Loop, і це може допомогти відстежувати теми порядку денного під час зустрічі.

Тихий та ефективний трюк: оголошуйте свої завдання так, ніби ви розповідаєте за дуже втомленого асистента. Не роботоподібно, а просто чітко. «Завдання: Джордан надішле оновлену колоду». Таке речення робить нотатки ШІ набагато менш розпливчастими.

9. Поширені проблеми, коли нотатки штучного інтелекту не відображаються ⚠️

Якщо в Teams відсутні нотатки штучного інтелекту, не варто одразу вважати, що функція не працює. Можливо, так, але є кілька звичайних перешкод.

До поширених причин належать:

• Немає права на Copilot або Teams Premium для функції, яку ви намагаєтеся використовувати.

• Copilot вимкнено в політиках зустрічей Teams.

• Транскрипцію вимкнено для організатора або особи, яка намагається її розпочати.

• Зустріч занадто коротка для нотаток штучного інтелекту.

• Зустріч не транскрибувалася.

• Непідтримуваний тип зустрічі, наприклад, зустріч каналу для ведучого.

• Неправильна роль, наприклад, учасник намагається ввімкнути модератора.

• Обмеження для зовнішніх учасників.

• Мітки чутливості або вилучення порядку денного блокування шифрування.

У документації Microsoft зазначається, що Teams використовує стенограму подій, дані про відвідуваність та дані PowerPoint Live для забезпечення функцій інтелектуального підсумовування на базі штучного інтелекту, тому відсутність даних стенограми може означати втрату цінності підсумовування на основі штучного інтелекту.

Щодо нотаток ведучого в реальному часі, пам’ятайте, що лише організатори та доповідачі на комп’ютері або в Інтернеті можуть вмикати або вимикати ведучого під час зустрічі. Користувачі мобільних пристроїв можуть переглядати нотатки в реальному часі, але не можуть активувати цю функцію таким самим чином.

10. Конфіденційність, дозволи та правило «Будь ласка, перевірте це» 🔐

Нотатки штучного інтелекту корисні, але вони не є юридичним стенографістом, відповідальним за дотримання вимог і не вашим найзацикленішим на деталях колегою. Вони створюються на основі даних зустрічей і можуть не враховувати контекст, незграбно формулювати щось або перетворювати неохайну дискусію на впевнений на вигляд виклад, який лише здебільшого правильний.

Microsoft стверджує, що контент, згенерований штучним інтелектом у звіті Teams, базується на стенограмі події та працює на базі GPT та інших моделей штучного інтелекту, і що він може бути неточним, неповним або недоречним.

Отже, практичне правило просте:

• Переглядайте нотатки штучного інтелекту, перш ніж надсилати їх клієнтам.

• Перевірте рішення, цифри, імена та терміни.

• Перевірте конфіденційну інформацію, перш ніж зберігати її або пересилати.

• Уникайте використання нотаток штучного інтелекту як єдиного запису для прийняття юридичних, кадрових, фінансових або нормативних рішень.

• Переконайтеся, що учасники розуміють правила транскрипції та резюме, створені за допомогою штучного інтелекту.

У Teams також є параметри зустрічей та адміністративні елементи керування для конфіденційного вмісту зустрічей, зокрема елементи керування, пов’язані з копіюванням, пересиланням, записами, стенограмами та аналітикою, створеною штучним інтелектом.

Трохи параної тут корисно. Не параноя через капелюшки з фольги, а просто параноя на кшталт «можливо, не варто вставляти необроблений опис ШІ в пам'ятку на дошці, не прочитавши його».

11. Поради щодо впровадження для адміністраторів та менеджерів команд 🚀

Розгортання AI Notes працює найкраще, коли ви не просто перемикаєте перемикач і не сподіваєтеся, що всі поводяться як у навчальному відео.

Простий план розгортання:

1. Оберіть невелику пілотну групу.

2. Підтвердьте ліцензії та політики.

3. Увімкніть налаштування транскрипції та Copilot для цієї групи.

4. Створіть тестову зустріч.

5. Спробуйте нотатки фасилітатора в реальному часі.

6. Спробуйте робити нотатки зі штучним інтелектом після зустрічі.

7. Документуйте точні кроки, які бачать ваші користувачі.

8. Створіть короткий внутрішній посібник «коли використовувати нотатки штучного інтелекту».

9. Включіть нагадування про конфіденційність.

10. Запитайте людей, що їх збентежило, бо вони вам розкажуть. Голосно.

Причина пілотного проекту полягає в тому, що інтерфейс Teams може відрізнятися залежно від ліцензування, політик адміністратора, типу зустрічі, версії клієнта та налаштувань організації. Це не одна велика червона кнопка. Це радше шухляда, повна кнопок, деякі з яких позначені краще за інші.

12. Швидка відповідь: Як увімкнути нотатки зі штучним інтелектом у Teams 🏁

Ось скорочена версія статті « Як увімкнути нотатки штучного інтелекту в Teams»:

Для адміністраторів:

• Перейдіть до Центру адміністрування Teams.

• Відкрийте розділ «Наради» > «Політики нарад».

• У розділі «Запис і транскрипція»увімкніть правильну Copilot .

• Переконайтеся, що транскрипція дозволена.

• Призначте політику потрібним користувачам.

Для організаторів:

• Створіть заплановану зустріч Teams.

• Відкрийте Параметри > Copilot та інші ШІ.

• Увімкніть опцію « Дозволити другого пілота та координатора»

• Увімкніть функцію «Модератор».

• Застосуйте налаштування.

Під час зустрічі:

• Виберіть Додаткові дії.

• Виберіть «Увімкнути фасилітатора».

• Зачекайте кілька хвилин, поки з’являться нотатки, згенеровані штучним інтелектом.

Після зустрічі:

• Відкрийте чат зустрічі.

• Перейдіть до розділу «Підсумок».

• Виберіть «Нотатки» або «Нотатки зі штучним інтелектом».

Це чиста версія. Практична версія включає перевірку ліцензій, політик, транскрипції, ролей та того, чи не трапляється в Teams один із таких днів.

Заключні думки 💬

Увімкнення нотаток штучного інтелекту в Teams нескладне, коли всі елементи вишикувані, але їх легко переплутати. Адміністратори контролюють правила гри. Організатори контролюють налаштування зустрічі. Доповідачі та організатори можуть активувати ведучого на підтримуваних зустрічах. Транскрипція дає штучному інтелекту щось, з чим можна працювати. Підсумок – це те, де зустріч стає доступною для пошуку, її можна швидко переглянути та, в ідеалі, менше завантажує пам’ять.

Найкраще налаштування просте: увімкніть правильні політики, увімкніть транскрипцію, правильно заплануйте зустріч, використовуйте Facilitator, коли живі нотатки важливі, і перегляньте результат, перш ніж розглядати його як правду, викарбувану на кам'яних табличках 🪨. Нотатки штучного інтелекту дуже корисні, але це все одно нотатки від машини, яка слухає, як люди перебивають одне одного. Тож так, використовуйте їх. Просто тримайте одну брову злегка піднятою.

Приклад з реального світу: Використання AI Notes для щотижневої зустрічі з клієнтом 🧾

Сценарій

Уявіть собі невелике веб-агентство, яке проводить щотижневу 45-хвилинну зустріч у Teams з клієнтом. Ті самі проблеми виникають постійно: рішення ховаються в чаті, пункти дій наполовину запам'ятовуються, а хтось витрачає 20-30 хвилин після кожної зустрічі, перетворюючи заплутані нотатки на оновлення для клієнта.

Це вигаданий, але реалістичний приклад сценарію. Агентство використовує нотатки штучного інтелекту в Teams для створення першого варіанту нотаток до зустрічі, потім керівник проекту переглядає результат, перш ніж щось надсилати клієнту. Остання частина має значення. Штучний інтелект допомагає з адміністративною роботою, а не замінює людину, яка розуміє проект.

Зустріч заплановано в Teams, транскрипцію ввімкнено, а ведучого ввімкнено перед початком дзвінка. Це відповідає головній думці статті: нотатки AI працюють найкраще, коли спочатку вирішено питання ліцензування, політики зустрічі, транскрипції та налаштування зустрічі.

Що потрібно помічнику

Для цієї установки організатор готує:

Запланована зустріч у Teams, а не швидкий спонтанний дзвінок.

Короткий порядок денний у запрошенні на зустріч.

Транскрипцію для зустрічі ввімкнено.

Фасилітатор увімкнено перед початком зустрічі.

Керівник проекту, призначений для перевірки нотаток ШІ.

Простий контрольний список для перевірки імен, дат, вартості, термінів та рішень клієнта.

Гарний порядок денний може виглядати так:

Порядок денний:

Перегляньте результати минулого тижня.

Підтвердіть зміни тексту на головній сторінці.

Вирішіть, чи залишити відео на сторінці з цінами, чи видалити його.

Призначити відповідальних за завдання запуску.

Підтвердіть дату наступного огляду.

Це надає ШІ більше структури, ніж розпливчасте запрошення на «надолуження згаяного проекту». Це також допомагає людям залишатися трохи менш розсіяними, що завжди є бонусом.

Приклад інструкції

На початку зустрічі організатор може сказати щось на кшталт:

«Сьогодні ми використовуємо нотатки, згенеровані штучним інтелектом, для фіксації рішень та пунктів дій. Будь ласка, чітко формулюйте рішення, вказуйте ім’я відповідального за кожне завдання та, по можливості, вказуйте терміни виконання. Ми переглянемо нотатки, перш ніж опублікувати їх після зустрічі»

Під час зустрічі керівник проекту може чітко визначити пункти дій:

«Рішення: відео з цінами ми зберігаємо для запуску»

«Завдання: Прія надішле перероблену версію домашньої сторінки до четверга, 15:00»

«Завдання: Марк перевірить, чи правильно спрацьовують теги аналітики, до п’ятниці»

Спочатку це може здатися дещо формальним, але це дає ШІ чіткі зачіпки для роботи. З'являються нечіткі обговорення, з'являються нечіткі нотатки. З'являються чіткі рішення, з'являються практичні нотатки.

Як це перевірити

Проведіть невелике тестування з трьох зустрічей, перш ніж розгортати його по всій команді.

Зустріч 1: Використовуйте лише звичайні нотатки, зроблені вручну.

Зустріч 2: Використовуйте нотатки штучного інтелекту, але без структурованого порядку денного.

Зустріч 3: Використовуйте нотатки штучного інтелекту з чітким порядком денним та форматом усних завдань.

Після кожної зустрічі перевіряйте:

Скільки часу потрібно для створення остаточних нотаток, готових для клієнта.

Скільки пунктів дій потрібно виправити.

Чи правильно дотримано термінів.

Чи закріплено за кожним завданням відповідного власника.

Чи містить короткий виклад щось, що не було узгоджено.

Рецензент повинен порівняти нотатки ШІ зі стенограмою, перш ніж надсилати щось назовні. Це особливо важливо для фінансів, термінів, юридичних формулювань, затверджень або зобов'язань перед клієнтом.

Результат

Ілюстративний результат, заснований на хронометражі трьох зразків 45-хвилинних проектних зустрічей:

Тільки примітки до інструкції: 28 хвилин для створення чистого оновлення клієнта.

Нотатки ШІ без чіткого порядку денного: 17 хвилин на перегляд та очищення нотаток.

Нотатки штучного інтелекту з порядком денним та чітко озвученими пунктами дій: 9 хвилин на перевірку та надсилання остаточного оновлення.

Це приблизно 19 хвилин економії на зустріч порівняно з ручним процесом. За чотири щотижневі зустрічі з клієнтами на місяць це становитиме близько 76 хвилин економії на місяць для одного керівника проекту.

Перевірка якості так само важлива, як і економія часу. У цьому тестовому прикладі структурована версія AI Notes правильно виконала 8 з 9 пунктів завдання. Єдина помилка була пов'язана з терміном виконання, який потребував виправлення людиною. Саме тому AI Notes слід розглядати як надійний перший варіант, а не як остаточне джерело достовірної інформації.

Що може піти не так

Найпоширенішою помилкою є розпливчаста мова. Якщо хтось каже: «Давайте розберемося з цим наступного тижня», штучний інтелект може не знати, кому належить це «наступного тижня» або що означає «наступного тижня».

Інші ризики включають:

Завдання, призначене невірній людині.

М'яка пропозиція, написана як тверде рішення.

Пропущений або неправильно почутий термін.

Конфіденційні дані клієнтів, що з’являються в нотатках, якими надто широко ділилися.

Стенограма недоступна, що послаблює підсумок після зустрічі.

Організатор вважає, що нотатки ШІ автоматично правильні, оскільки вони виглядають акуратно.

Виправлення не надто гламурне, але ефективне: використовуйте контрольний список для перевірки, підтверджуйте пункти дій до закінчення зустрічі та не надсилайте необроблені нотатки ШІ безпосередньо клієнту.

Практичний висновок

Нотатки зі штучним інтелектом у Teams працюють найкраще, коли зустріч вже добре організована. Додайте порядок денний, увімкніть правильні налаштування, чітко озвучуйте рішення та призначте одну особу відповідальною за перевірку. Зробіть це, і нотатки зі штучним інтелектом можуть перетворити захаращену зустріч на корисне продовження за лічені хвилини, замість створення ще одного документа, який усім доведеться обговорювати пізніше.

Найчастіші запитання

Як увімкнути нотатки штучного інтелекту в Teams як адміністратор?

Щоб увімкнути нотатки штучного інтелекту в Teams як адміністратор, почніть із Центру адміністрування Teams. Перейдіть до розділу «Наради», відкрийте розділ «Політики нарад» і перегляньте розділ «Запис і транскрипція». Переконайтеся, що Copilot дозволено, а транскрипцію ввімкнено для потрібних користувачів. Політику також потрібно призначити людям, які повинні мати доступ до нотаток штучного інтелекту.

Які ліцензії мені потрібні для AI Notes у Teams?

Ліцензія залежить від функції штучного інтелекту для нотаток, яку ви хочете використовувати. Для живих нотаток, згенерованих штучним інтелектом, у Facilitator зазвичай потрібен Microsoft 365 Copilot. Нотатки штучного інтелекту в Recap можуть залежати від доступу до Teams Premium або Copilot. У багатьох організаціях адміністраторам слід перевірити політику ліцензування та проведення зустрічей, перш ніж вважати, що функція доступна.

Чому нотатки штучного інтелекту не відображаються на моїй нараді Teams?

Нотатки штучного інтелекту можуть не відображатися, якщо Copilot вимкнено, транскрипцію заблоковано або тип зустрічі не підтримується. Зустріч також може бути занадто короткою, не транскрибованою або не мати потрібних дозволів організатора. Поширеним виправленням є перевірка ліцензії користувача, політики зустрічей Teams, налаштувань транскрипції та того, чи була зустріч запланована, а не розпочата миттєво.

Чи можна ввімкнути нотатки зі штучним інтелектом під час живої наради Teams?

Так, на підтримуваних зустрічах організатор або доповідач може ввімкнути ведучого під час зустрічі. Зазвичай вони роблять це в розділі «Додаткові дії» в елементах керування зустріччю, а потім вибирають «Увімкнути ведучого». Нотатки можуть з’явитися через кілька хвилин, оскільки Teams потребує вмісту обговорення зі стенограми, перш ніж вона зможе створювати корисні нотатки.

Де знайти нотатки штучного інтелекту після зустрічі Teams?

Після зустрічі відкрийте чат зустрічі в Teams і виберіть "Підсумок". Залежно від налаштувань, ви можете побачити "Нотатки" або "Нотатки штучного інтелекту". Нотатки, створені фасилітатором, також можуть відображатися в чаті зустрічі та нотатках зустрічі. Зазвичай нотатки штучного інтелекту після зустрічі працюють найкраще, коли зустріч була транскрибована та відповідала вимогам до функцій.

Яка різниця між нотатками зустрічі для фасилітатора, підсумкового запису та другого пілота?

Фасилітатор в основному призначений для нотаток, що генеруються штучним інтелектом під час зустрічі в реальному часі. Підсумок – це місце, де користувачі переглядають нотатки, завдання та вміст зустрічі після цього. Нотатки зустрічі Copilot створюються через інтерфейс Copilot з чату зустрічі або підсумку. Вони перетинаються, але не є абсолютно однаковою функцією, тому вимоги до налаштування можуть відрізнятися.

Чи потрібна транскрипція для роботи нотаток штучного інтелекту під час зустрічей Teams?

У багатьох робочих процесах створення нотаток зі штучним інтелектом у Teams транскрипція є важливою, оскільки вона дає штучному інтелекту щось для аналізу. Підсумки Нотатки зі штучним інтелектом особливо залежать від доступності транскрипції та відповідності умовам зустрічі. Адміністратори повинні підтвердити, що транскрипція дозволена в політиках зустрічей, а організатори повинні переконатися, що зустріч транскрибована, коли їм потрібні нотатки після зустрічі.

Хто може ввімкнути ведучого для нотаток зі штучним інтелектом у Teams?

Зазвичай організатори або доповідачі можуть увімкнути функцію «Модератор» за допомогою Teams на комп’ютері або в Інтернеті. Користувачі мобільних пристроїв можуть переглядати нотатки в реальному часі, але вони можуть не мати змоги самостійно активувати функцію «Модератор». Ця різниця в ролях часто пояснює, чому один учасник бачить опцію «Нотатки», а інший не може її ввімкнути.

Як отримати кращі нотатки до зустрічей, створені штучним інтелектом, у Teams?

Використовуйте чіткий порядок денний, озвучуйте рішення вголос і чітко визначайте пункти дій за їхніми назвами. По можливості уникайте перекривання один одного та дотримуйтесь послідовності мови зустрічі. Нотатки зі штучним інтелектом працюють найкраще, коли зустріч має структуру. Також корисно переглянути нотатки, перш ніж поширювати їх широко.

Чи достатньо надійними є нотатки штучного інтелекту в Teams для спільного використання?

Нотатки ШІ корисні, але їх все одно слід перевіряти перед публікацією, особливо клієнтам чи керівництву. Перевіряйте імена, цифри, рішення, терміни та конфіденційні деталі. Практичне правило статті полягає в тому, щоб розглядати нотатки ШІ як корисний чернетку, а не як ідеальний юридичний чи документ з дотримання вимог. Перевірка людиною все ще важлива.

Посилання

1. Підтримка Microsoft – Ведучий зустрічей Microsoft Teams – support.microsoft.com

2. Microsoft Learn – налаштування політики зустрічей Copilot – learn.microsoft.com

Знайдіть найновіший штучний інтелект в офіційному магазині помічників зі штучним інтелектом

Про нас